レポートウィザードでできる［グループ化］［並べ替え］［集計］のかんたん設定ガイド

Access のレポートは、単なる一覧表ではありません。［グループ化］・［並べ替え］・［集計］を組み合わせることで、「誰に」「何が」「いつ」「いくら」を切り口ごとにまとめ、見やすく分析できる帳票を素早く作成できます。ここではレポートウィザードを軸に、実務で役立つ設定や設計のコツまで一段深く解説します。

レポート作成前に整えておくと良いこと

• 集計用の数値はクエリで事前に計算（例：[売上]=[単価]*[数量]）。レポートでの式は最小限に。
• 並べ替えやグループ化に使うフィールドは型を統一（日時/数値/テキスト）。Null は 0 や空文字に正規化。
• 並べ替えキーにインデックスを設定しておくと表示/印刷が軽くなります。
• レポートで使うフィールドだけを返す専用クエリを用意（過剰な列は処理を遅くします）。

ウィザードの基本フロー（おさらい＋深掘り）

フィールド選択の考え方

• 左から右へ送った順にレポートの列順が決まります（後述のグループ/並べ替え指定は先頭側に来ます）。
• 「見出し→キー→明細」の順で並べると後の調整が少なく済みます。
• 複数のテーブル/クエリからの取り込みは、結合が正しく効く構成かを先にクエリで確認しておくと安全です。

グループレベルの指定（最大4段）

• 部門→担当者→商品…のように上位から順に追加します。
• 日付でまとめたい場合は月/四半期/年ごとの切り口にしたクエリ列を用意（例：Format([納入月日],"yyyy-mm")）。
• テキストの頭文字でまとめるなら、Left([得意先名],1) のような補助列を用意すると柔軟です。

並べ替えと集計の指定

• 並べ替えは「グループ内の明細順」を決める重要設定。日時は昇順、金額は降順など目的に合わせて。
• ［集計のオプション］では「合計・平均・最大・最小・件数」を選択。集計対象は数値/日時/テキストで挙動が異なります。
• 「件数」は Null を含む/含まないの違いに注意（フィールドの値の有無で結果が変わります）。

レイアウト選択の実務ポイント

• 列数が多いなら「ブロック」や「ステップ」で可読性を優先。横向き印刷も検討。
• 「1ページに収める」を安易にオンにすると列が切れることがあります。後で列幅を微調整する前提でオフにするのも手。
• 大きな数値列は右寄せ・千位区切り（#,##0）・マイナス赤表示などの体裁を早めに整えると仕上がりが早いです。

作成後の調整（レイアウトビュー/デザインビュー）

よくある体裁調整チェックリスト

• 列幅：数値が「####」なら幅不足。見出しと明細はセットで広げる。
• 桁区切り/書式：金額は #,##0、消費税は 0.0% などに。
• 改ページ：グループごとに改ページするかは紙運用に合わせて決定。
• 繰り返し見出し：次ページ以降もヘッダーを繰り返す設定にすると読みやすさが段違いです。

エラーインジケーター対処

• 「ページ幅超過」：レポート幅＋余白が印刷幅を超過。列を内側へ、余白を狭く、横向きに変更のいずれかで解消。
• 「#Name?」：コントロール名とフィールド名/式の参照が衝突。コントロール名を変えるか式を = [フィールド名] に修正。
• 「#Error」：0 除算や Null 計算が原因。Nz() で保護（例：=Nz([分母],0)）。

［グループ化、並べ替え、集計］ウィンドウの活用

詳細設定でできること

• グループヘッダー/フッターの有無を切り替え（小計や見出しの置き場を決める）。
• まとまりの単位を変更（日時：日/週/月/四半期/年、テキスト：先頭 n 文字など）。
• ページの分割/保持（Keep Together）で、グループの途中改ページを抑止して読みやすく。
• 並べ替えキーの複数指定（第2・第3キー）で安定した順序を実現。

集計の実践テクニック

小計・総計・割合の出し分け

• 小計は「グループフッター」に配置、総計は「レポートフッター」に配置。
• 割合（構成比）は「= [売上] / Sum([売上])」のようにグループ範囲で分子分母を合わせる。
• 累計・連番はテキストボックスの［集計実行］を「グループ」または「全体」に設定。

条件付き書式で強調

• マイナス値を赤・太字、しきい値超過を背景色で強調。
• 最新月のみ色を変えるなど、日付ベースの条件も効果的。

印刷・配布を見据えた設計

• 用紙：A4 縦/横、余白（上下左右）を実プリンタに合わせて設定。
• ページ情報：フッターにページ番号、印刷日、担当者名を入れると配布後も識別しやすい。
• PDF 出力：定型帳票は PDF 保存で誤改変を防止。ファイル名に年月を含めると検索性が上がります。

パフォーマンスとメンテナンスのコツ

• 「重い」と感じたら、レポート側の式を減らし、クエリで事前集計・整形。
• 不要な列や重いサブレポートを削減。必要なときだけサブレポートを表示する条件を設ける。
• 並べ替え・グループキーに適切なインデックスを付与（テーブル設計側）。

よくある要件への設計例

月次レポートで「年月別×商品別の売上小計と総計」を出す

• クエリに YearMonth: Format([納入月日],"yyyy-mm") を追加。
• グループ1：YearMonth、グループ2：商品ID。
• 並べ替え：納入月日 昇順、売上 降順。
• 集計：売上 合計（グループフッターとレポートフッターの両方に）。

「上位10件」だけを印刷したい

• クエリ側で TOP 10 を指定（集計や並べ替えをクエリで完結）。
• レポートは単純な表形式にして高速化。

トラブルシューティング

• 集計が合わない：グループ単位が想定と違う／Null の扱い／フィルター漏れを確認。
• 改ページが多い：Keep Together を見直し、段落間余白やフォントサイズを調整。
• 文字が溢れる：CanGrow/CanShrink（拡大/縮小）の設定で折り返しを許可。

仕上げのチェックリスト（配布前の最終確認）

• タイトル・日時・版（Rev）・担当者名の明記。
• ページ番号（例：Page X of Y）と総件数の表示。
• 小計と総計の整合、端数処理（四捨五入/切り捨て/切り上げ）の統一。
• 印刷プレビューでページ区切り・見出しの繰り返しを目視確認。

まとめ

レポートウィザードは、フィールド選択→グループ化→並べ替え→集計→レイアウト選択までを一気通貫で支援してくれます。作成後は「グループ化、並べ替え、集計」ウィンドウとレイアウト/デザインビューで体裁とロジックを磨き込めば、現場で使える帳票に仕上がります。日付の切り口（年月・四半期）や補助列をクエリで用意しておく、Null/型の整備、書式・条件付き書式・改ページの最適化――この三点を意識すれば、読みやすくて速いレポートが安定して作れます。