旧式の印刷プレビューを全画面で開く方法

旧式の全画面プレビューの概要と新UIとの違い

旧式の全画面プレビューは、画面いっぱいに紙面を表示してレイアウトを落ち着いて確認できる表示モードです。最近のバージョンでは、印刷の前に開く「印刷の設定画面（Backstage）」が標準ですが、旧式の全画面プレビューも環境により呼び出せます。全画面に広がる表示は、余計な枠が少なく、ページ全体の流れや改ページ位置を目で追いやすいのが特徴です。

一方、印刷の設定画面は、プリンターの選択、用紙や部数、向き、ページ範囲などの設定をまとめて変更する場所です。プレビューは右側に出ますが、画面領域はメニューと半分ずつになることが多く、一覧性は旧式の全画面プレビューに劣る場合があります。どちらにも強みがあるため、用途で使い分けると作業が速くなります。

旧式の全画面プレビューは、拡大率を素早く切り替えたり、1ページ表示と複数ページ表示を行き来しやすいのも利点です。操作に慣れている人は、手の動きが少なく、改ページや余白のバランスを短時間で確認できます。新しい画面は、設定とプレビューを同時に扱える分、変更と確認を連続して行うのに向いています。

以下は、役割の違いをまとめた早見表です。

FAQ：今のバージョンでも旧式の全画面プレビューは使える？

多くの環境でクイックアクセスツールバーにコマンドを追加すれば使えます。ただし、組織の設定やバージョンによっては表示されないことがあります。その場合は印刷の設定画面での確認へ切り替えましょう。

クイックアクセスツールバーに「印刷プレビュー（全画面）」を追加する

よく使うコマンドは、画面上部のクイックアクセスツールバーに入れておくと便利です。旧式の全画面プレビューも、ここにボタンを追加すればいつでも一発で開けます。手順は次のとおりです。

• アプリ右上のクイックアクセスツールバーの小さな下向き矢印を選ぶ。
• 表示されたメニューから「その他のコマンド」を開く。
• 一覧の「コマンドの選択」を「すべてのコマンド」に切り替える。
• 一覧から「印刷プレビュー（全画面表示）」または近い名前のコマンドを探して選ぶ。
• 追加ボタンで右側の一覧へ移し、OKで確定する。

ボタンが見つからないときは、表示名が少し違っている場合があります。似た名前の「印刷プレビュー」や「プレビューの編集モード」なども確認してください。また、ツールバーの表示位置を「リボンの下に表示」に変えると、ボタンが見つけやすくなります。

クイックアクセスツールバーは、よく使う機能だけを置くのがコツです。登録後に順番を入れ替えると、アクセスキーの数字も変わり、指の動線が短くなります。

FAQ：追加したのに見えないときはどこを確認する？

ツールバーの表示位置が「リボンの上」で狭くなっている、ウィンドウ幅が足りず一部が折りたたまれている、コマンド名が似ていて別のものを追加した、の三点を確認します。必要に応じてリボンの下へ移動し、幅を確保してください。

旧式の全画面プレビューでできる操作とショートカット

旧式の全画面プレビューは、目で追いやすい画面構成と軽快な操作が持ち味です。ここでは基本操作と覚えておくと便利なショートカットをまとめます。

基本操作の例：

• ページ移動：マウスホイール、矢印キー、ページ送りのボタン
• 拡大縮小：倍率ボタン、Ctrlキーとマウスホイール
• 複数ページ表示：1ページ表示、2ページ表示、見開き表示の切り替え
• 印刷の開始：印刷ボタンから実行（設定は印刷の設定画面で調整）
• 終了：Escキーで閉じて編集画面へ戻る

ショートカットやアクセスキーの例：

• Altキーを押してから、クイックアクセスツールバー上の数字キーで実行
• F10またはAltでキーヒントを表示し、表示された文字の順に押す
• Escでプレビューを閉じる、矢印キーでページ送り

編集モードに切り替えて、ページ番号やヘッダー・フッターの位置を確認できる場合もあります。レイアウト確認が終わったら、必ず通常画面へ戻り、必要な修正を行います。

FAQ：アクセスキーはどの順番で押せばよい？

Altを押して手を離し、画面に出た文字や数字を順に押します。クイックアクセスツールバーの左から並ぶ番号は、登録した順番で決まります。

印刷の設定画面での基本設定（プリンター・用紙・部数・向き）

印刷の設定画面は、印刷条件をまとめて決める場所です。ここで設定を整え、最後にプレビューで見え方を確認する流れにすると迷いが減ります。よく使う項目は次のとおりです。

• プリンター：使用する機器を選択。社内では既定の機器が固定されている場合あり。
• 用紙サイズ：A4、A3、レターなど。実際の紙と一致させる。
• 向き：縦向き、横向き。
• 部数と片面/両面：機器の機能に合わせて指定。
• ページ範囲：必要なページだけを印刷。

迷ったときは、既定の設定を一度メモしておき、変更前に戻せるようにしておくと安心です。装置固有のオプション（製本、ステープルなど）は、プリンタードライバー側の詳細設定にあります。わからない場合は、まず基本の用紙・向き・部数に絞り、試し印刷はPDFに出力して見え方を確認します。

FAQ：既定のプリンターを変えずに一度だけ別の機器で印刷するには？

印刷の設定画面で一時的にプリンターを選び、印刷後に元の機器に戻します。既定の変更は行わないため、次回は自動で元に戻ります。

余白と拡大率の整え方（すぐ確認→微調整の流れ）

余白は読みやすさと見た目の安定に直結します。まずは既定の余白に戻して基準を作り、そこから微調整するのが近道です。流れは次のとおりです。

• 余白を既定に戻す（標準などのプリセット）。
• 旧式の全画面プレビューで紙面の空き具合を確認。
• 文字が詰まりすぎている、または空きすぎている箇所を見つける。
• 必要に応じて余白と拡大率を少しずつ調整。

拡大率は、読みやすさと紙面の収まりのバランスを見る指標です。極端な縮小は文字が小さくなり、実務での読み取り精度を下げます。レイアウト優先で縮小したときは、見出しの行間や列幅を合わせて見直すと、読みやすさが戻ります。

FAQ：余白の基準値をすばやく元に戻す方法はある？

余白のプリセットを使います。標準や広めなどの既定値を選ぶと、細かな変更を一度にリセットできます。

1ページに収める・縮小印刷の考え方

「1ページに収める」は便利ですが、やみくもに使うと文字が小さくなって読みにくくなります。大事なのは、縮小に頼る前に紙面側の工夫を試すことです。

検討する順番の例：

• 列幅・行高の見直し：空白列や余計な空きがないか確認。
• フォントサイズの整理：本文と見出しの差を保ちながら、全体を一段階だけ小さく。
• 改ページ位置の調整：読み切りの節目で切れるように移動。
• それでも収まらない場合に「1ページに収める」を使う。

印刷機やPDFにより縮小の結果がわずかに異なることがあります。最終版は必ずプレビューで確かめ、数字が潰れていないかを目で確認します。地図や図表が多い資料では、ページを分けて無理に詰め込まない方が伝わることもあります。

FAQ：最低限の文字サイズの目安はどれくらい？

一般的な業務資料では、本文は9〜10ポイント前後が目安です。小さくするほど読み取りに時間がかかるので、重要な数値は表の桁を減らす、注記を分けるなどで対応します。

フィルター後に崩れる・欠けるときの確認ポイント

表をフィルターした後に印刷すると、空白ページが入ったり、途中で切れたりすることがあります。原因は主に「改ページ」と「印刷範囲」の設定にあります。次の順で切り分けると早く直せます。

• 改ページの確認：シートに手動の改ページが残っていないかをチェック。不要な線は一度解除。
• 印刷範囲の確認：以前指定した範囲が残っていないかを確認。必要なら印刷範囲の設定をクリア。
• 再プレビュー：旧式の全画面プレビューと印刷の設定画面の両方で見え方を確認。

フィルターで非表示の行を印刷に含めない設定かどうかも注意します。見えている行だけを印刷したい場合は、選択範囲の印刷に切り替えると確実です。表が縦長で切れるときは、用紙を横向きに変え、列幅を少し詰めてから再確認します。

FAQ：表示中の行だけを確実に印刷する手順は？

必要な行や列を選択してから印刷を実行し、プレビューで選択範囲のみになっているか確認します。うまくいかない場合は、印刷範囲の設定を一度クリアしてください。

よくある不具合と実用テク

旧式の全画面プレビューを使っていると、ときどき「図形の書式設定」作業ウィンドウが閉じたはずなのに再表示されることがあります。再表示が気になる場合は、クイックアクセスツールバーに「印刷」ボタンを追加し、設定画面を経ずに直接印刷を実行すると回避できることがあります。

実務で役立つ小ワザも合わせて紹介します。

• 選択範囲だけ印刷：必要な表だけをドラッグで選び、選択範囲の印刷を選ぶ。
• 同一シートの別表を個別印刷：表ごとに選択して順に印刷。ページ番号は後でPDF結合して整える方法も有効。
• 複数シートに両面印刷設定：一時的にPDFに出力し、PDF側で両面を指定して印刷すると揃えやすい。
• キーヒントの活用：AltまたはF10でヒントを出し、文字の順に押すと、マウスが届きにくいコマンドにも素早く触れます。

旧式の全画面プレビューは、確認の速さが最大の強みです。最初に設定を固め、最後に全画面で通し確認、問題の箇所だけ編集画面に戻って調整、という流れにすると、手戻りが少なくなります。

FAQ：複数シートに同じ印刷設定を一括で適用するには？

シートをグループ化してから設定を変更します。向きや余白、拡大率などの共通項目は一度に反映できます。終わったらグループ化を解除するのを忘れないでください。