表はそのまま、グラフの要素を降順・昇順で並べ替えて表示する方法

この記事のゴールと前提（環境／用語をそろえる）

このページでは、元の表は変更しないまま、グラフだけを並べ替えて見せる方法をまとめます。表計算ソフトは種類が多いですが、基本の考え方は似ています。ここでは一般的な名称を使い、どのソフトでも応用できる手順にします。

言葉の整理をします。参照とは、元の表を読み取り、別の場所で同じ内容を表示する仕組みです。参照は元表が変わると自動で更新されます。並べ替えとは、ある列を基準にして、値の大きい順や小さい順に順序を並び直す操作です。ツールチップとは、グラフの上にマウスを合わせた時に出る小さな説明です。

この記事のゴールは、表を壊さず、グラフの並びだけを降順や昇順に変えて表示することです。作業中に見せたくない表は非表示にして、見る人には整ったグラフだけが見える形を作ります。

よくある質問：どの表計算ソフトでも手順は同じ？

完全に同じではありません。ボタンの名前や場所は少し違います。けれども、参照を作る、別シートで並べ替える、グラフを作るという流れは共通です。画面の言葉が違っても、考え方を当てはめれば進められます。

元データの確認と「最小手順」で円グラフを作る

最初に元データを確認します。円グラフは一つの系列を全体の割合として見せるグラフです。項目名の列と、数値の列の二つがあれば作れます。空白が多い、文字と数値が混ざっているなどは、後でエラーの元になります。数値の列に記号や空白が混ざっていないかを見ます。

次に最小手順で円グラフを作ります。項目名の列と数値の列を選び、挿入のメニューから円グラフを選びます。初期状態では、表の順序のまま扇の順が決まります。ここでは、まだ並べ替えをしません。最小構成のグラフを一つ作り、表示される場所を確認します。

グラフにラベルを出す準備もしておきます。ラベルは項目名や値、割合を表示します。最初は項目名だけで良いです。読みやすさを優先し、後の節で割合の表示や位置の調整を行います。

よくある質問：数値と文字が混ざるとエラーになる？

なることがあります。数値の列に文字や記号が入ると、合計や割合の計算ができない場合があります。数値の列は、数値だけにそろえてからグラフを作ると安全です。

表を壊さず「別シートに参照を作る」（リンク貼り付け）

ここからが重要です。元の表を編集すると、他の人の作業に影響することがあります。そこで、別シートに参照を作り、参照側で並べ替えを行います。参照は元表の内容をそのまま映すので、データの一元管理ができます。

参照の作り方は、元表の範囲を選び、別シートの同じ形の範囲に参照として貼り付けます。多くのソフトでは、貼り付けの選択で参照やリンクという項目があります。見つからないときは、等号を使って範囲を指す関数でも作れます。要は、元表が変わったら参照側も変わる状態にすれば良いです。

次の表は、コピーと参照の違いをまとめたものです。

参照シートを作ったら、名前を付けておくと迷いません。例えば、元表は原本、参照側は並べ替え用といった名前にします。以降の並べ替えは、並べ替え用のシートで行います。

よくある質問：参照にすると元表を直した時どう反映される？

元表を直すと、参照側も自動で同じ内容に変わります。並べ替えやフィルターの設定は参照側の表示に対して行うため、元表はそのまま保たれます。

参照シートで［売上個数］を降順／昇順に並べ替える

参照シートで並べ替えをします。ここでは例として、売上個数という列を使います。大きい順に並べると、よく売れている項目から順に扇が並ぶ円グラフが作れます。小さい順に並べると、目立たない項目に注目できます。

並べ替えの基本手順は次の通りです。まず、並べ替えたい列のどこか一つのセルを選びます。次に並べ替えのメニューから降順や昇順を選びます。表が全体として並び直すことを確認します。もし一部の行だけが動く場合は、表の範囲指定が足りていません。項目名の行を含めて正しい範囲になっているかを見直します。

複数条件の並べ替えができるソフトでは、主キーを売上個数、次キーを項目名の五十音順などにすると、同じ数の行の順序が安定します。毎回同じ順序で出したい場合に役立ちます。並べ替え条件を保存できるなら、設定を一度作り、次回から再利用します。

よくある質問：昇順と降順の切り替えはどこで行う？

多くのソフトでは、並べ替えのメニューに上向きと下向きの二つのボタンがあります。上向きが昇順、下向きが降順です。列の見出しを右クリックして出すメニューにも、同じ項目があることが多いです。

並べ替えたデータで円グラフを更新し、設定を深掘り

参照シートを並べ替えたら、円グラフの元データ範囲をその参照に向けます。すでに円グラフを作っている場合は、グラフのデータ範囲を参照シートの範囲に変更します。新しく作る場合は、参照シートの項目名列と数値列から作ります。これで、元の表を変えず、グラフの順序だけを変えられます。

ラベルの設定を整えます。割合と値を併記するか、どちらかに絞るかを決めます。割合は全体の内訳を伝えます。値は規模感を伝えます。見る人が一目で理解できる形にするのが良いです。ラベルの位置は外側、内側、中央などがあります。扇の重なりや文字の見切れを減らす位置を選びます。

凡例の置き場所も確認します。グラフの下か右に置くと、読み順に合わせやすいです。扇が多いときは凡例を優先し、ラベルは最小限にします。多すぎるラベルは目が泳ぎます。表示する項目は必要最小限に絞ります。

よくある質問：割合と数値を同時に表示できる？

できます。ラベルの設定で、割合と値の両方を選びます。見づらいと感じたら、どちらか一方に戻すか、凡例に項目名を集約して、ラベルは割合だけにするなどの調整をします。

グラフの場所を変更：シート内移動とグラフシート化

グラフは、シート内の好きな位置に置けます。ドラッグで移動し、角をドラッグしてサイズを変えます。表の近くに置くと、元データと見比べやすいです。紙に印刷する予定があるなら、印刷範囲に収まる場所と大きさに整えます。

グラフだけを別のシートで大きく見せたいときは、グラフシートに移動する方法があります。これにすると、グラフは単独で表示され、編集の入口もはっきりします。ただし、シート間の移動が増えるので、再編集の手順を覚えておきます。

よくある質問：移動するとリンクは切れる？

グラフの場所を動かしても、データ範囲の参照が変わらなければリンクは切れません。移動後にグラフのデータ範囲を開いて、参照先が参照シートのままかを確認します。

中央に図形を配置する見栄えテク（キー操作で正確に）

ドーナツグラフの中央に合計値を置くなど、図形を使うと視線を集めやすくなります。丸やテキストボックスを使い、中央にそろえます。正確に合わせるには、整列の機能を使います。図形とグラフを選び、中央揃えや上下中央揃えを選びます。

微調整はキーボードでも行えます。矢印キーで少しずつ動かす、シフトを押しながらで一定量動かす、といった操作が多くのソフトで使えます。ズレが気になる場合は、ガイド線やグリッドを表示すると合わせやすくなります。

よくある質問：中央に置いたのに少しズレるのはなぜ？

境界の扱いが図形とグラフで違うことがあります。枠線の太さや影の効果があると、見た目の中心がずれます。枠線を細くするか、影を外してから整列すると、ズレが減ります。

並べ替え用シートを非表示にして作業を整理

運用では、参照シートは作業用に使い、見る人には見せないことが多いです。そこで、並べ替え用のシートを非表示にします。非表示にしても、グラフは参照を続けます。更新も自動で行われます。

非表示のやり方は、シートのタブを選び、非表示を選びます。後で再編集が必要になったら、再表示を選びます。非表示のシートが多くなると、どこに何があるか分かりにくくなります。名前の付け方やメモの残し方を決めておくと迷いません。

よくある質問：非表示にしてもグラフは自動更新される？

されます。参照が生きている限り、元表を直すとグラフも変わります。非表示は見えなくするだけで、計算や参照はそのまま動きます。

マウスを合わせた時に見える要素名と値（ツールチップ）

円グラフの要素にマウスを合わせると、項目名と値や割合が小さな枠に出ます。これがツールチップです。ラベルを最小限にしたときでも、ツールチップで詳しい値が確認できます。

名前が長い場合は、凡例で折り返しを使うか、略称と注釈を併用します。ツールチップは自動で折り返すものが多いですが、表示エリアが狭いと切れて見えることもあります。グラフのサイズを少し大きくすると、読みやすくなります。

よくある質問：ツールチップが邪魔なときは消せる？

画面に表示されるツールチップは、一時的な補助です。多くのソフトでは、マウスを外すと消えます。常に表示したい場合は、ラベルに値を出す設定を使います。邪魔だと感じる場合は、ラベルを充実させ、ツールチップは補助にとどめます。

円グラフのバリエーション活用（3-D／ドーナツ／補助円など）

3D円は立体的に見えますが、角度で大きさの見え方が変わるため、正確な比較が難しくなります。情報を正しく伝える必要が高い場面では、平面の円やドーナツが向いています。

ドーナツグラフは中央が空いているため、合計値を中央に置けます。内訳の強調に向きます。補助円付き円グラフは、一つの項目をさらに分解して見せる方法です。項目数が多い表では、主要な項目を本体で見せ、細かい内訳を補助側に逃がすと見やすくなります。

構成を工夫する方法として、ドーナツの中に円グラフを重ねる見せ方もあります。中心の情報を強調でき、全体と一部の関係がわかりやすくなります。ただし、要素が増えるほど読み取りの負担も増えます。使いどころを見極めます。

サイズ調整は倍率で行うと安定します。高さと幅の比率を一定に保ち、印刷やスライドへの貼り付けでも崩れにくくします。数値の入力で倍率を指定できるソフトでは、値で管理すると再現性が高いです。

よくある質問：3-Dは使わない方がよい場面は？

正確な比較が必要な報告や、数値の違いを厳密に伝える場面では避けます。立体の見え方で大きさの印象が変わるためです。見た目の演出が目的なら使う選択肢もありますが、基本は平面のグラフを使うと安全です。

色を固定して比較を安定させる（テンプレ化のすすめ）

定期レポートでは、同じ項目に同じ色を使うと、見る人が迷いません。色を固定できる場合は、項目名と色の対応を登録します。新しいグラフを作るときも、その対応を呼び出します。色の順序に合わせた配色にすると、扇の順序が変わっても意味が保てます。

色弱への配慮も大切です。明度と彩度の差がある色同士を選ぶと、区別がしやすくなります。白黒印刷を想定するなら、濃淡で見分けられる配色にします。色だけに頼らず、ラベルや凡例できちんと名前を示します。

テンプレート化しておくと、毎月の作業が早くなります。見出しの置き方、凡例の位置、フォントの大きさなどをひな型にして、同じ形で作るようにします。差分が見やすくなり、比較の力が上がります。

よくある質問：自動配色が勝手に変わるのを止めたい

色の固定設定やテーマの保存を使います。テーマを変えると配色が変わることがあります。ひな型のファイルを作り、そのテーマを使い続けると、色のぶれが減ります。グラフをコピーして使うと、設定を引き継げることも多いです。

参考：操作の共通ルールと小ワザ集

よく使う操作をまとめます。範囲選択は、先頭セルを選び、終わりのセルまでドラッグします。行や列単位で選ぶときは、見出しをクリックします。複数の離れた範囲を選ぶときは、修飾キーを押しながらクリックします。

移動やサイズ変更は、ドラッグのほかにキーボードでもできます。矢印キーで少し動かし、修飾キーを足すと刻み幅が変わります。図形の整列は、中央揃え、左右中央揃え、上下中央揃えを使い分けます。整列は複数選択してから実行します。

トラブル時は、戻る操作で一歩ずつ戻ります。大きな作業の前には、保存しておきます。名前を付けて保存を使い、版を分けておくと安心です。参照とコピーの混在は、後で混乱の元になるので、どちらで運用するかを最初に決めます。