はじめてでも安心！メール署名の作り方と正しい設定手順

オプションで［署名］タブを表示する

署名は、メールソフトの設定画面から作ります。多くの場合、設定の中に「署名」という項目がありますが、画面の種類によってはすぐ見つからないことがあります。まずは「オプション」や「設定」を開いて、署名の設定に入れる状態にします。

一般的な流れは次のとおりです。

• メールソフトを開く
• 画面のどこかにある「設定」または「オプション」を探す
• 「メール」や「作成」など、メール全体の設定に関係する項目を開く
• 「署名」というタブやボタンを探す

「署名」が見当たらない場合は、次の点を確認します。

• 使っている画面が「簡易表示」になっていないか
• アカウントが複数ある場合、別のアカウント設定を開いていないか
• 会社の管理で一部の設定が変更できない状態になっていないか

また、同じサービスでも、パソコン版とスマホ版で設定場所が違うことがあります。スマホアプリでは署名がアプリ側の設定にあり、パソコン版はWebの設定にある、というケースもあります。

ここで大切なのは、署名を作る場所を見つけたら、いきなり複雑にしないことです。まずは短い署名を作って保存し、表示が問題ないことを確認してから、必要な情報を足していくと安心です。

まずは短い署名で動作確認してから、少しずつ整えるのが安全です。

署名を作る前に確認したい3つのこと

署名を作り始める前に、次の3つを軽く確認しておくと失敗しにくいです。あとから作り直す手間も減ります。ここでの目的は、きれいな署名を作ることよりも、まず「問題なく使える状態」にすることです。署名は一度設定すると毎日使うことが多いので、最初に土台を整えておくと安心です。

1つ目は、会社や学校のルールです。署名の形式が決まっている場合があります。会社名の表記、住所の書き方、役職の書き方などが指定されていないかを確認しておくと安心です。たとえば「株式会社」を省略しない、部署名の順番を統一する、電話番号は代表番号を使う、など細かな決まりがあることもあります。

また、業種によっては注意が必要です。個人情報を減らすために住所や直通電話を載せない、外部宛てには携帯番号を書かない、などの運用が決まっている場合もあります。分からないときは、社内のメールをいくつか見て「共通して入っている項目」を参考にすると、早く方向性がつかめます。

2つ目は、メールの形式です。メールには大きく分けて「HTML形式」と「テキスト形式」があります。HTML形式は文字のサイズや色、区切り線などを見た目どおりに表現しやすいです。テキスト形式は装飾が少ない代わりに、どの環境でも崩れにくい特徴があります。

ここで迷う場合は、次の考え方が役に立ちます。相手の環境が幅広いなら、テキスト形式寄りのシンプルな署名が安全です。社内メール中心で、表示環境がある程度そろっているなら、HTML形式で整えても使いやすいことがあります。

さらに、同じHTML形式でも、貼り付けた内容に見えない書式が混ざると崩れやすくなります。最初は、色やフォントを変えずに、改行とスペースで整えるだけでも十分です。装飾は、動作が安定してから少しずつ試す方が失敗しにくいです。

3つ目は、崩れやすい要素です。署名は、コピーして貼り付けた時に、意図しない形になることがあります。特に注意したいのは次のような点です。

• 罫線や区切り線が太くなったり、別の線になったりする
• 文字の間隔が広がる、行間が不自然になる
• スマホや別のメールソフトで見た時に、改行位置がずれる

このほかにも、半角と全角が混ざって揃わない、スペースの数が変わって見える、行の途中で勝手に折り返される、といったことも起きます。特に、表のように見せたい署名や、記号で枠を作った署名は、環境差の影響を受けやすいです。

最初は、できるだけシンプルに作る方が安全です。記号や線を多用するより、改行とスペースで整える方が崩れにくい場合もあります。署名は「見た目のきれいさ」と「崩れにくさ」の両方を意識すると、使いやすい形に落ち着きます。

最後に、簡単な確認方法も押さえておくと安心です。署名を作ったら、自分宛てにテスト送信して受信画面で見るだけでも、崩れの早期発見につながります。可能ならスマホでも見て、改行が不自然でないかを確かめると、より安全に仕上がります。

オプションで［署名］タブを表示する

署名は、メールソフトの設定画面から作ります。多くの場合、設定の中に「署名」という項目がありますが、画面の種類によってはすぐ見つからないことがあります。まずは「オプション」や「設定」を開いて、署名の設定に入れる状態にします。

一般的な流れは次のとおりです。

• メールソフトを開く
• 画面のどこかにある「設定」または「オプション」を探す
• 「メール」や「作成」など、メール全体の設定に関係する項目を開く
• 「署名」というタブやボタンを探す

「署名」が見当たらない場合は、次の点を確認します。

• 使っている画面が「簡易表示」になっていないか
• アカウントが複数ある場合、別のアカウント設定を開いていないか
• 会社の管理で一部の設定が変更できない状態になっていないか

また、同じサービスでも、パソコン版とスマホ版で設定場所が違うことがあります。スマホアプリでは署名がアプリ側の設定にあり、パソコン版はWebの設定にある、というケースもあります。

ここで大切なのは、署名を作る場所を見つけたら、いきなり複雑にしないことです。まずは短い署名を作って保存し、表示が問題ないことを確認してから、必要な情報を足していくと安心です。

まずは短い署名で動作確認してから、少しずつ整えるのが安全です。

署名を作成する（基本の流れ）

署名の作成は、だいたい次の流れで進みます。画面の呼び方は多少違っても、基本の考え方は同じです。最初に全体像をつかんでおくと、途中で迷いにくくなります。

• 新しい署名を作る（署名を追加する）
• 署名の内容を入力する
• 署名の名前を付ける（管理しやすい名前にする）
• どのメールに自動で入れるかを選ぶ（新規、返信、転送など）
• 保存して、作成画面で表示を確認する

作成の途中で迷いやすいのは「どの署名が自動で入るか」と「保存できているか」です。操作が終わったつもりでも、保存ボタンを押し忘れると反映されないことがあります。設定画面を閉じる前に、保存や適用の表示があるかを一度確認すると安心です。

また、複数のメールアカウントを使っている場合は、署名もアカウントごとに設定することがあります。たとえば会社アドレスと個人アドレスがあるとき、片方だけに署名を作っても、もう片方では表示されないことがあります。署名を作る前に、今どのアカウントの設定を開いているかを確認しておくと、やり直しが減ります。

はじめは、1つだけ署名を作れば十分です。慣れてきたら、用途別に複数作ると便利になります。最初は社外向けの標準の署名を1つ作り、運用が落ち着いてから社内用などを追加すると、管理が楽です。

［署名の編集］のテキストボックスに入力する

署名の編集画面には、文章を入力するテキストボックスがあります。ここに署名の内容を入力します。入力するときは、次のポイントを意識すると読みやすくなります。

• 1行に詰め込みすぎず、情報ごとに改行する
• 記号は使いすぎない
• 相手が連絡しやすい順に並べる（名前→会社→連絡先など）

読みやすさを上げるために、表記の統一も意識します。たとえば「電話」「TEL」「連絡先」など表現が混ざると、少し見づらくなります。最初に「電話：」のように決めておくと、あとで修正する手間が減ります。

たとえば仕事用なら、次のようにシンプルにまとめられます。

山田 太郎 株式会社〇〇　営業部 電話：03-1234-5678 メール：taro@example.com

この例のように、1行に1情報を置くと、相手が必要な行だけを拾いやすくなります。会社名と部署名を同じ行にするか、分けるかは好みですが、長くなりすぎる場合は改行してもよいです。

住所やURLを入れる場合は、会社のルールに合わせます。入れる情報が多いほど、改行の位置が大切になります。読みやすさを優先して、空行を1つ入れてもよいです。

また、署名欄に貼り付けるときは、余計な書式が入らないように注意します。別の場所で作った文章をそのまま貼ると、見えない装飾や余分な空白が混ざることがあります。入力後に一度見直して、変な空白や不自然な改行がないかを確認すると安心です。

署名に入れる項目は、最初から完璧を目指さなくても大丈夫です。実際に送ってみて、相手から問い合わせが多い情報があれば、そこを追加すると自然に改善できます。逆に、ほとんど見られていない情報があれば、思い切って減らすと読みやすくなります。

ここで「署名の例」を整理しておくと、迷いが減ります。

表の内容はあくまで一例です。自分の立場や相手との関係に合わせて、必要なものだけ選びます。まずは必須に近い項目から入れて、使いながら調整すると失敗しにくいです。

署名の名前を変更する

署名には「署名の名前」を付けることが多いです。これは相手に見える名前ではなく、設定画面で管理するための名前です。名前が分かりやすいと、あとで切り替えるときに迷いにくくなります。

署名を1つだけ使う場合でも、分かりやすい名前にしておくと後で困りません。たとえば次のような付け方があります。

• 仕事用（標準）
• 社内用（短め）
• プライベート

署名を増やす予定があるなら、最初から「用途」が分かる名前にしておくと切り替えが楽です。逆に「署名1」「署名2」のような名前だと、どれがどれか分からなくなりやすいです。

また、同じ用途でも「標準」「短め」のように長さを区別しておくと、返信のときに便利です。状況によっては、社外向けでも短い署名を使いたいことがあります。名前に特徴を入れておくと、選び間違いが減ります。

名前を変更したら、必ず保存して反映されているか確認します。保存ボタンを押し忘れると、作った内容が消えてしまうことがあるので注意します。できれば、保存後にいったん別の画面へ移動し、戻っても名前が残っているかを確認するとより安心です。

区切り線が「罫線」になってしまうのを防ぐコツ

署名では、本文と署名の境目を分かりやすくするために、区切り線を入れることがあります。ただし、区切り線が思った形にならず、太い罫線になってしまうことがあります。

この問題は、署名の入力方法やメールの形式が関係することが多いです。原因を整理して、崩れにくい方法を選ぶのが近道です。

まず、よくある原因を見ていきます。

• Wordなどからコピーして貼り付けた時に、線が装飾として扱われる
• HTML形式の署名で、区切り線が自動的に別のタグに変換される
• 記号の並びが、メールソフト側で「線」に置き換えられる

たとえば、ハイフンを長く並べた区切り線は、環境によっては自動で罫線に変換されることがあります。見た目は便利でも、相手の環境で崩れると、かえって読みにくくなります。

次に、崩れを防ぐための考え方です。ポイントは「シンプルにする」「貼り付け方を工夫する」「確認する」の3つです。

シンプルにする方法としては、線を使わずに空行で区切るやり方があります。たとえば本文の最後に空行を入れてから署名を置くだけでも、境目は分かりやすくなります。

どうしても区切りを入れたい場合は、記号を短めにして、罫線に変換されにくい形を試します。たとえば「—-」のように短くする、または「====」など別の記号にするなどです。ただし、これも環境差があるので、最終的には表示確認が重要です。

貼り付け方を工夫する方法もあります。コピーした文章をそのまま貼ると、見えない装飾が一緒に入ることがあります。可能なら、いったんメモ帳のようなシンプルな場所に貼り付けて、装飾を落としてから署名欄へ入れると、崩れにくくなることがあります。

また、署名の編集画面に「書式設定」「テキスト形式」「HTML」などの選択がある場合は、今どの形式で作っているかを確認します。テキスト形式にすると装飾が減り、罫線問題が起きにくいことがあります。反対に、会社の決まりでHTML形式が必要な場合もあるので、ルールと使い方の両方を見て決めます。

最後に、確認のしかたです。自分の画面で問題なくても、相手の画面で崩れることがあります。次のようなチェックをすると安心です。

• 自分宛てにテスト送信して、受信画面で見え方を確認する
• 可能なら、スマホでも受信して確認する
• 返信メールでも署名が同じように入るか確認する

区切り線は便利ですが、こだわりすぎると時間がかかります。まずは「崩れにくい署名」を優先し、必要があれば少しずつ調整していくのが現実的です。

メッセージ作成画面で表示を確認する（挿入のしかたも）

署名を保存したら、実際のメッセージ作成画面で確認します。設定画面のプレビューだけでは分からない崩れが、作成画面で見えることがあるからです。

確認するときは、次の点を見ます。

• 署名が自動で入るか
• 改行が意図した位置になっているか
• 文字の大きさや間隔が不自然ではないか
• 区切り線が変な罫線になっていないか

署名の挿入方法には、主に2つがあります。1つは自動で入る方法で、もう1つは必要なときだけ手動で入れる方法です。

自動で入る設定では、「新しいメール」「返信」「転送」など、どの場面で署名を入れるかを選ぶことがあります。返信では本文が長くなりやすいので、返信時は短い署名にする人もいます。

手動で入れる場合は、作成画面に「署名」ボタンがあり、そこから選んで挿入します。複数署名があるときは、この方法が便利です。

もし署名が表示されない場合は、次のような原因が考えられます。

• 既定の署名が選ばれていない
• 返信や転送の設定だけがオフになっている
• 保存が完了していない
• 使っているアカウントと、署名を作ったアカウントが違う

原因を1つずつ確認すると、落ち着いて直せます。署名は頻繁に使うものなので、ここでしっかり動作確認しておくと安心です。

署名を使い分ける設定（複数署名）

署名は1つでも困りませんが、使い分けるとさらに便利になります。署名を切り替えられるようになると、相手や場面に合わせて情報量を調整でき、失礼になりにくいのが大きなメリットです。たとえば社外の相手には会社情報をしっかり出し、社内の相手には必要最低限にして読みやすさを優先する、といった使い方ができます。

よくある使い分けの例は次のとおりです。

• 社外向け：会社名や代表番号、住所なども入れた標準の署名
• 社内向け：部署名と内線番号だけにした短い署名
• 短文用：スマホで返信するとき用に、必要最低限の署名

この3つは、最初に用意しておくと「長すぎる」「情報が足りない」といった悩みが減ります。特に短文用は、移動中にスマホで返信するときに便利です。スマホでは画面が小さいので、署名が長いと本文が読みづらくなりやすいからです。

使い分けを始めるときは、まず「社外用」と「社内用」の2つを作ると分かりやすいです。増やしすぎると選ぶのが大変になるので、必要になったら追加する形がおすすめです。たとえば、社外用を基準にして、そこから住所や受付時間を外した「社外用（短め）」を作る、といった増やし方なら管理もしやすいです。

署名を増やすときは、名前の付け方も大切です。設定画面で選ぶときに迷わないように、用途が一目で分かる名前にします。たとえば「社外（標準）」「社内（短め）」「スマホ（最短）」のように、相手と長さをセットで表すと選び間違いが減ります。

設定の考え方は、署名を複数作って、どれを既定にするかを決めることです。新規メールは社外用を既定にして、返信は社内用を既定にする、といった設定ができる場合もあります。返信はやり取りが続くことが多いので、返信用は短めにしておくと、メール全体が見やすくなります。

また、アカウントが複数ある人は、アカウントごとに署名を分けるとさらに便利です。会社アドレスでは会社用の署名、個人アドレスでは個人用の署名、という形にしておくと、うっかり会社情報を個人メールに入れてしまうミスを減らせます。

手動で挿入する場合は、作成画面の署名メニューから、その場に合うものを選びます。手動にしておくと、相手や内容に合わせてその都度選べるので、柔軟に運用できます。署名名が分かりやすいほど、選び間違いが減ります。

もし「毎回選ぶのが面倒」と感じたら、よく使う署名だけを残し、あまり使わない署名は一度非表示にしたり削除したりして整理すると楽になります。署名は数が増えるほど便利ですが、増やした分だけ管理の手間も増えるので、必要な範囲に絞るのがコツです。

また、相手によっては電話番号を出したくない場合や、個人情報を減らしたい場合もあります。署名を使い分けると、必要な情報だけを出し分けられるので、安心につながります。たとえば外部の初対面の相手には代表番号だけにし、やり取りが深まった相手にだけ直通を伝える、といった段階的な運用もしやすくなります。

よくある質問（FAQ）

署名を作るときに、よく出てくる疑問をまとめます。どれも小さなことに見えますが、毎日のやり取りでストレスになりやすいポイントです。まずは原因を絞り、簡単な方法から試すと直りやすいです。

• 署名が勝手に変な形になります。どうしたらいいですか？

署名欄にコピーして貼ると、見えない装飾が一緒に入ることがあります。いったんメモ帳などに貼り付けてから、署名欄へ入れると改善する場合があります。特に、WordやWebページからコピーした文章は、文字のサイズや余白の情報が混ざりやすいです。貼り付け後に、行間が広すぎないか、余計な空白が増えていないかも確認してみてください。メールの形式がHTMLかテキストかも確認してみてください。

• スマホで見ると改行がずれます。直せますか？

画面の幅が違うため、見え方が変わることがあります。1行を短めにして、情報ごとに改行するだけでも見やすくなります。会社名や住所が長い場合は、無理に1行に収めず、区切りのよいところで改行すると崩れが目立ちにくいです。テスト送信してスマホでも確認すると安心です。可能なら、別のメールアプリでも見て、どの程度ずれるかを把握しておくと対策を決めやすいです。

• 画像やロゴを署名に入れてもいいですか？

メールソフトや相手の環境によって、画像が表示されないことがあります。セキュリティの設定で画像が自動表示されない場合もあり、そのときは相手には文字だけに見えます。表示されても容量が増える場合があるので、必要性を考えて決めます。入れる場合は、画像が見えなくても困らないように、会社名や連絡先は文字でも書いておくと安心です。会社のルールがある場合は、それに従います。

• 署名にURLやSNSを入れてもいいですか？

業務に必要なら入れることもありますが、相手や用途によっては不要な場合もあります。まずは最低限の署名で始めて、必要なときだけ追加すると失敗しにくいです。URLを入れる場合は、長いURLをそのまま並べるより、会社名やサービス名の後ろに付ける形の方が見やすいことがあります。社内用の署名には入れず、社外用だけに入れるように使い分ける人もいます。

• 返信のたびに長い署名が付くのが気になります。

返信用の署名を短くして作り、返信時だけ短い署名を既定にすると見やすくなります。たとえば返信用は「氏名＋部署＋電話」だけにして、住所や受付時間は省くとスッキリします。手動で入れる設定に切り替える方法もあります。相手とのやり取りが続くときは、署名を毎回入れない運用にしている職場もあるので、社内のルールも一度確認してみると安心です。

署名は、一度作ったら終わりではありません。使っていく中で「相手が困る点」「自分が面倒な点」を見つけて、少しずつ直すと、自分に合った形になります。季節や担当の変更で内容が変わることもあるので、定期的に見直しておくと、いつでも安心して使えます。